Этапы организации мероприятий

Рубрики: [Разное]  

Организация мероприятия любого характера на первый взгляд кажется не сложным процессом, будь то форум, какая-та пресс-конференция, корпоративный праздник или юбилейное торжество. Создается впечатление, что это сугубо техническая работа: пригласить гостей, расставить столы и стулья, расставить посуду, создать меню, подключить микрофоны и т.п. Но это всего лишь маленькая, видимая часть айсберга, который носит имя «event менеджмент». За этим «айсбергом» скрываются напряженные, трудоемкие  предварительные работы ивент-менеджера, который готовит мероприятие, в процессе которых  необходимо предусмотреть и продумать все возможные детали. Ведь за небольшой промежуток времени проведения мероприятия, его участники должны успеть получить и проанализировать большую порцию информации, обсудить важные проблемы и конечно же выработать пути их решения.

Нужно сказать, что задача любых организаторов — создать максимально комфортные, уютные и благоприятные условия для всех участников и гостей мероприятия. Эти условия должны соответствовать  интересам и настроению целевой аудитории и самое главное они должны способствовать решению поставленных задач. Профессионализм event-менеджера состоит в том, что он замечательно знает все законы управления всеми процессами организации мероприятия. Организация мероприятий состоит из нескольких этапов.

Начинается все с предварительного исследования, которое является одним из самых важных этапов. Предварительное исследование дает очень четко понять и сформулировать все цели и задачи грядущего мероприятия, определить его целевую аудиторию. Далее следует креативная идея, которая сделает его интересным, запоминающимся, необычным, с какой-нибудь оригинальной сюжетной линией или даже интригой. Все это нужно сделать для того, что бы событие оказывало сильнейшее впечатление и эмоциональное воздействие на участников мероприятия и вызывало непременно позитивный отзыв.

Детальная проработка поэтапного плана для мероприятия подразумевает ответ на последующие важные вопросы: кого и каким образом мы приглашаем, где и что мы делаем. В зависимости от характера, задач и целей мероприятия его участниками и гостями могут быть представители различного бизнеса и даже власти, представители какого-либо научного сообщества, средств массовой информации и культуры. Нужно сказать, что на любом мероприятии должны быть эксперты в определенной области и лидеры мнений.

В процессе подготовки организации мероприятия должное внимание следует отдать разработке самого сценария мероприятия, подбору места, где будет проводиться событие. Так же очень важно проведение концепции оформления, взаимодействие с рестораном выездного обслуживания, а так же организации безопасности всех участников. После провидения мероприятия нужно произвести его анализ, что даст возможность выявить его слабые и сильные стороны, определить, удалось ли достичь нужных результатов, сделать важные для менеджера выводы, которые непременно пригодятся в дальнейшей работе.

И напоследок хотелось бы отметить, что для того что бы разукрасить серые будни, любому человеку необходим какой-то праздник. Порой при сложившихся обстоятельствах такой работой занимаются самостоятельно, придумывая самые различные поводы для того, чтобы собрать всю семью за одним столом или друзей в кафе. Но всё-таки лучшая организация мероприятий получится, если за подобное дело возьмутся профессионалы.

 


Леонид Миров


Оставьте комментарий



««« »»»