Обеспечение хранения документов компании после ее ликвидации
Процесс полной ликвидации компании абсолютно всегда представляет собой достаточно много кропотливой бумажной волокиты. Главное место занимает работа с документами в основном по личному составу и различными бумагами данной компании. Как принято, именно с вопросами дальнейшей судьбы документации, её оформления и обработки к нам приходят многие люди.
Типичный сценарий – документы при ликвидации компании передаются на хранение государственному архиву, а также выделяются документы для утилизации, при этом обеспечиваются необходимые сроки хранения, возможность получать необходимую информацию из документов, которые были созданы во время работы и после прекращения существования компании. В ФЗ № 125 от 22. 10. 2004 года в ст. 23 говорится: при проведении реорганизации негосударственных предприятий порядок обработки и хранения документов определяется учредителями или уполномоченными органами, а при проведении ликвидации негосударственных организаций (при банкротстве или добровольно, так же в других случаях) направляют свои архивные документы в муниципальный архив или государственный архив. Конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией проводится упорядочивание информации об организации, которая ликвидируется, заключается соответствующий договор.
Процедура становится намного сложнее, когда речь заходит о хранении документов государственной организации после ликвидации.
Устанавливается специальный порядок необходимых мероприятий для коммерческих организаций:
- На общем собрании по большинству голосов принимается решение о процессе ликвидации юридического лица. Решение принимается исключительно по согласию всех участников компании в ООО. Там же на этом собрании приводится проект порядка ликвидации, выбирается ЭК для проведения экспертизы, устанавливаются срок проведения ликвидации.
- Комиссия по ликвидации наделяется всеми полномочиями необходимыми для управления делами юридического лица. В связи с этим, передача документов комиссии ликвидируемой организации оформляется акт на утилизацию документов и акт на хранение бумаг. Передаточный акт включает данные о постоянном сроке хранения документов, а также о временных сроках хранения документов. Предполагается, что члены комиссии по ликвидации могут иметь информацию о том, как акционеры или учредители планируют обеспечить обработку и хранение документов компании после ликвидации – если нет такого, то решение принимается.
- Ликвидационная комиссия заключает договор на упорядочение и обработку информации, на оформление, на архивное хранение, с коммерческой компанией, предоставляющий такой вид услуг, или архивом, либо предполагается обеспечение самостоятельной подготовки документов. Обычно, наиболее удобный, выгодный, быстрый путь – это всестороннее сотрудничество с внешней компанией-архивом. Мы предлагаем широкий спектр услуг в данной области. Обеспечиваем безболезненную максимально процедуру передачи документов после процесса ликвидации компании на хранение.
- В муниципальный или государственный архив сдаются документы долговременного сроков хранения (например, зарплата, кадровые дела). Во внешнюю коммерческую компанию передаются документы временного хранения. При истечении срока – поручается их уничтожить. Подкрепляемые решением ликвидационной комиссии, составляются необходимые документы.
При передачи необходимых носителей информации, процедуру принято считать выполненной, если нарушения на этом этапе отсутствуют, следовательно, и ликвидация проходит успешно.
