Ни у кого уже не возникает сомнений в жизненной необходимости автоматизации систем планирования ресурсов компаний для ускорения и повышения эффективности ведения бизнеса, снижения числа ошибочных управленческих решений вследствие влияния человеческого фактора. Благодаря такой автоматизации компаниям со сложной структурой управления, большим числом производственных подразделений и департаментов, значительной численностью наемного персонала и хозяйственных контрагентов, удается оптимизировать процесс планирования всех этих ресурсов в единой системе, избегать дублирования процессов, использования лишних материальных и трудовых ресурсов, добиваться наивысших KPI на каждом этапе хозяйственной деятельности и в целом по компании.
ERP представляет собой сложно устроенную систему, требующую серьезного подхода к процессу внедрения и поддержания работоспособности в процессе эксплуатации. Поэтому нужно заранее как следует ознакомиться с функционалом и требованиями, достоинствами и недостатками, чтобы принять взвешенное решение о необходимости применения системы ERP в вашей компании.
Что представляет собой система ERP и как начать работать с ней
Система ERP позволяет компании обеспечивать единую стратегию всех основных направлений деятельности:
- финансы, учет;
- запасы;
- закупки;
- продажи;
- трудовые ресурсы;
- взаимоотношения с клиентами;
- производство.
Структура ERP
Выполнение указанных задач обеспечивают составляющие системы ERP:
- программное обеспечение, позволяющее автоматизировать каждое из перечисленных направлений;
- модели управления информационными потоками компании;
- комплекс оборудования для обработки и хранения информации;
- департамент IT и специалистов техподдержки;
- пользователи ERP-системы.
Как устроена ERP-система
Основные элементы построения системы ERP:
- платформа;
- инструменты управления данными;
- подключаемые модули.
Как и в любом программном продукте, платформа ERP представляет собой основную среду, которая обеспечивает функционирование всех компонентов программы и базового функционала, складывающегося из справочной информации и функции.
В качестве инструментов, позволяющих управлять данными, используется хранилище на серверах, программы, обеспечивающие обработку и передачу информации, необходимой для функционирования подключаемых модулей.
Сами модули представляют собой отдельные независимые друг от друга программы, использующие в своей работе основные БД после подключения к платформе. При этом подключение/отключения каждого из них не нарушает работу всей системы. Модули условно подразделяют на внутренние, внешние и коннекторы. К внутренним программам имеется доступ у персонала компании. Внешние модули предназначены для партнеров, контрагентов, клиентов компании. Программы-коннекторы существуют для обеспечения обмена данными с прочими используемыми в деятельности компании программными продуктами, не являющимися частью ERP.
Как приобрести систему ERP
Как и любой другой программный продукт, ERP можно купить в готовом виде, заказать разработку либо создать собственный продукт.
Готовая платформа стоит недешево. Кроме того, необходимо будет потратить средства и время на ее внедрение, а также предусмотреть постоянную поддержку программы разработчиками.
Услуга по разработке индивидуальной системы ERP под конкретную компанию имеет определенные риски. Далеко не все созданные с нуля программные продукты удается успешно интегрировать в работу компании. При этом стоимость услуги и время, потраченное на внедрение, также весьма велики.
Попытки компаний создать подобный программный продукт собственными силами часто оканчиваются неудачей вследствие отсутствия профессионального подхода. Чаще всего в таких случаях не удается достичь уровня комплексной системы, а приходится ограничиваться пользованием одним-двумя отдельными модулями, которые, к тому же, достаточно сложно будет изменить или заменить в будущем.
Из этого можно сделать вывод о том, что наиболее выгодно и безопасно приобрести готовую систему ERP. Это гарантирует компании полную функциональность программного продукта в необходимом объеме после внедрения и профессиональное сопровождение разработчиками в течение длительного периода времени.
Кому будет полезно внедрить систему управления ресурсами
Ранее было отмечено, что программные продукты класса ERP являются сложными для внедрения и дорогостоящими. Разумно предположить, что эти две причины в наибольшей степени влияют на выбор потребителей.
Решение о приобретении данной системы будет целесообразным в компаниях, где велик объем обрабатываемых данных для учета, имеются сложные хозяйственные взаимосвязи по различным направлениям деятельности. Обычно такие условия создаются в холдинговых компаниях, крупных корпорациях, на предприятиях, выпускающих серийную продукцию разнообразной номенклатуры, в организациях, имеющих разветвленные производственные, закупочные и сбытовые сети. Также мощный функционал ERP может быть полезен для компаний, работающих в условиях жесткой конкуренции.
Для указанных категорий автоматизация управления ресурсами дает множество преимуществ, которых сложно добиться при использовании ручных способах менеджмента:
- снижение производственных запасов до оптимального уровня;
- планирование производственного процесса в тесной cвязке со всеми имеющимися возможностями ресурсной базы;
- оптимизация численности и расстановки персонала;
- повышение фондоотдачи и производительности труда;
- возможность всестороннего стратегического планирования деятельности компании;
- экономия финансовых ресурсов;
- повышение рентабельности деятельности.
Как работает автоматизация учета в 1С:УПП и 1С:ERP
Во многих отношениях функционал популярной платформы 1С и настраиваемых на его основе модулей близок к программным продуктам класса ERP. Эти мощные системы имеют множество схожих признаков по модульному построению, многофункциональности, выполнению сложных аналитических функций.
Из ряда продуктов 1С ближе всего к уровню ERP по своей универсальности и многофункциональности приблизились существующие параллельно на базе платформы 1С:Предприятие 8 программные продукты:
- 1С:УПП;
- 1С:ERP.
Несмотря на общую идею, в архитектуре этих продуктов имеются различия, которые могут повлиять на выбор потребителя.
Экономическая модель компании в 1С:УПП предполагает возможность синхронного параллельного отражения данных в управленческом и регламентированном видах учета. Эти опции реализуются путем установления соответствующих отметок (флажков) при настройке счетов и операций, указывающих на необходимость отражения (или игнорирования) конкретных данных в каждой из учетных систем.
Несколько иной принцип построения имеет конфигурация 1С:ERP. Здесь все данные, касающиеся учета деятельности, сосредоточены в границах оперативного учета. При этом реализована функция четкого разделения понятия хозяйственной деятельности и принципов ее оценки с финансовой точки зрения. Зато такая финансовая оценка может выполняться в самых различных стандартах, принятых в компании (внутренние стандарты, которые использует компания в своей деятельности, нормы МСФО, положения РСБУ и другие стандарты).
Еще одна особенность архитектуры 1С:ERP – проведение финансовой оценки отложенным методом.
В любом случае, рекомендуется делать выбор системы автоматизации управления ресурсами компании с помощью консультантов-профессионалов. Опытные внедренцы могут порекомендовать наиболее приемлемый для условий конкретного предприятия вариант программы ERP, объяснят, как в ней работать, обозначат достоинства, недостатки, преимущества и риски внедрения.