Хранение и обработка корпоративной документации – одна из составных частей деятельности любого современного предприятия. При этом в процессе работы фирмы бумаг может скопиться достаточное количество. Большинство из них приходится хранить в течение длительного времени, а некоторые – постоянно необходимы для ведения дел. Для других – обязательное хранение предусмотрено на законодательном уровне.
Поэтому перед многими компаниями рано или поздно встает вопрос организации архивного хранения документов. Некоторые предприятия идут по стандартному пути и оборудуют отдельные помещения под архив. Однако данный процесс сопряжен с рядом трудностей.
Во-первых, следует предельно осмотрительно отнестись к выбору самого помещения. Оно должно соответствовать потребностям бумажных носителей информации – быть пожаробезопасным и защищенным от риска затопления. Поэтому в данном объекте не допускается наличие каких бы то ни было инженерных коммуникаций.
Кроме того, в архиве надо поддерживать микроклимат, благоприятный для бумаг, обеспечивающий их длительную сохранность. За уровнем влажности, температуры и освещенности необходимо постоянно следить. В противном случае документация может истлеть или выгореть.
Во-вторых, архив предполагает наличие архивариуса – квалифицированного специалиста, знакомого со всеми тонкостями хранения документов и их обработки. Следовательно, штат сотрудников придется увеличить.
Гораздо удобнее вести дела при наличии электронного архива. Он представляет собой систему документации в оцифрованном виде. Современные предприятия все чаще прибегают именно к этому способу содержания корпоративных данных, потому что у него множество преимуществ.
Главным среди них большинство считает удобство. Найти необходимой документ в базе не составит труда. При этом на поиски потребуется не более пары минут. Более того – работать с одним и тем же файлом смогут одновременно несколько сотрудников.
Еще одно неоспоримое преимущество – надежность и безопасность. Документация в электронном виде не боится никаких «катаклизмов» – резкого повышения влажности, падения температуры, ультрафиолетового света. Бумаги не выгорят и не истлеют. Да и случайно удалить важный документ вряд ли получится. Системой предусмотрено сохранение файлов даже в их промежуточном варианте!
Безусловно, создание электронного архива также не лишено тонкостей. И подчас разработать такую базу данных силами собственными не представляется возможным. Однако сегодня действует немало компаний, специализирующихся на оказании архивных услуг и готовых посодействовать в вопросе оцифровки бумаг и их систематизации.
Стоит отметить, что помимо создания электронных архивов специализированные фирмы также оказывают множество других полезных услуг – сканирование документов, в том числе нестандартных, утилизацию и хранение на специально оборудованных складах. Иными словами, помощь профессионалов будет весьма кстати. Ее по достоинству оценят руководители, делающие ставку на удобство, компетентность и эффективность трудовых процессов.
