Каждая организация или учреждение, независимо от размеров и вида реализуемой деятельности, связана с различными документами, движение потока которых образуют документооборот. И в последнее время большой популярностью благодаря своему удобству и эффективности пользуется электронный документооборот.
Документооборот – это движение деловых бумаг предприятия с момента создания или их получения и до момента передачи до места назначения и окончательного исполнения, его отправки или сдачи в дело. Документооборот можно определить как вид деятельности, занимающийся организацией эффективного движения потока бумаг в организации с того момента создания и до момента окончательного использования, т.е. завершения их использования. Завершением документа может быть его отправка в другую организацию либо учреждение, или же направление его в архив. Документооборот включает следующие основные потоки бумаг: исходящие, входящие и внутренние. Входящими документами называются те, которые поступают в организацию от внешних источников, т.е. других компаний. Исходящими называются документы, отправленные предприятием и внутренние – это созданные в самом предприятии и которые используются им в процессе управления. В зависимости от документационного потока, движение деловых бумаг в организации может быть медленным или быстрым. А вот быстрый документооборот организации может обеспечить электронный документооборот.
Электронный документооборот получил своё развитие с внедрением передовых технологий и глобальной компьютеризацией мира. И тем самым современный и удобный электронный документооборот стал внедряться практически во всех организациях. Электронный документооборот определяется как цикл жизни электронных документов в компании, начиная с их ввода либо получения, например, по электронной почте, прохождения их в структурные подразделения, где они могут быть подвергнуты изменениям, например согласование , подписание, и заканчивая списанием электронного документа в архив. Зачастую электронный документооборот обозначается английским словом «workflow» и характеризуется как поток определённых работ, которые выполняются в рамках различных бизнес-процессов. Электронный документооборот действует как единая система, представляющая собой программное обеспечение, решающее задачи компании и поддержки движения потока электронных документов на все стадиях жизненного цикла.
