Офисные помещения, которые часто снимают предприниматели для осуществления своей деятельности, не всегда бывают оснащены охранными сигнализациями. Все зависит от уровня здания, в котором находится помещение для аренды.
А между тем, ежеквартальная отчетность, которая скапливается в невероятном количестве, не может быть уничтожена. Многие фирмы, чья специфика работы заключена в оказании посреднических услуг, за короткий промежуток времени могут скопить такое количество папок с документами, что одного помещения для их хранения будет мало. А уничтожать их нельзя, потому что законодательство требует хранения некоторой документации несколько десятков лет!
Сохранность всей существующей документации – это не только возможность избежать неприятностей при общении с проверяющими инстанциями. Это ещё и конфиденциальность, не подлежащая разглашению. Если первую проблему сейчас большинство предпринимателей решает, архивируя бумажные документы в электронные книги, то в остальном – сохранность может быть достигнута только благодаря исключению возможности попадания документации к посторонним людям. Не случайно шкафы для офиса, в которых находится важная информация, обязаны запираться, причем замки предусматриваются повышенной сложности.
Любой современный бухгалтер знает, что даже самая незначительная бумага способна привести в последствии к большим неприятностям. Если злоумышленнику удалось проникнуть вглубь офиса, преградой для доступа к секретным материалам могут стать столы офисная мебель, обладающие хорошей защитой в виде качественных встроенных замков. Не только сейфы, но и обычные шкафы должны представлять собой настоящую крепость, препятствующую проникновению. Нельзя полагаться на волю случая, ведь произойти может всё, что угодно. Часто в документальных фильмах угроза исходит от самих сотрудников фирмы. Поэтому ни бухгалтерские, ни налоговые документы, ни при каких обстоятельствах не должны оказаться в чужих руках.
Именно по причине необходимости обеспечения сохранности документации каждый здравомыслящий руководитель в первую очередь обращает внимание на возможность установки сигнализации в арендуемом помещении. Любая система охраны, усиленная внутренними возможностями офиса (сейфами, запирающимися шкафами), сделает доступ к важной информации невозможным.
